¿Puedo deducir mi camioneta?

Lifaver Trujillo, CPA, PLLC — Raleigh-Durham, Carolina del Norte

La pregunta de un cliente

Esta semana un cliente me preguntó algo que escucho casi todas las semanas: "Trujillo, ¿puedo deducir mi camioneta?" Él tiene un pequeño negocio de construcción aquí en el área de Durham, y como la mayoría de mis clientes contratistas, usa su camioneta para todo: ir a las obras, cargar materiales, visitar clientes. Su pregunta era simple, pero la respuesta completa tiene varias partes que vale la pena explicar con calma, como se la expliqué a él.

Por qué importa esta pregunta

Para un contratista, la camioneta no es un lujo, es una herramienta de trabajo, tan importante como el taladro o la sierra. Y como es uno de los gastos más grandes del año, la diferencia entre deducirla bien y deducirla mal puede significar miles de dólares en impuestos. Además, si el IRS alguna vez revisa tus números, el vehículo es una de las primeras cosas que va a mirar, porque es fácil de usar tanto para el negocio como para uso personal. Por eso vale la pena entenderlo bien desde el principio, no después de que ya pasó el año, cuando ya es mucho más difícil reconstruir cómo usaste la camioneta mes a mes.

La explicación sencilla

Lo que normalmente le explico a mis clientes es esto: puedes deducir la parte de los gastos de tu camioneta que corresponde al uso del negocio, no el 100% automáticamente solo porque el negocio pagó por ella.

Hay dos formas de calcular esa deducción:

1.   Gastos reales: sumas todo lo que gastaste en la camioneta durante el año (gasolina, mantenimiento, seguro, reparaciones, depreciación) y deduces el porcentaje que corresponde al uso de negocio.

2.   Tarifa estándar por milla: en lugar de sumar cada gasto, simplemente multiplicas tus millas de negocio por la tarifa que publica el IRS cada año.

En mi experiencia, para muchos contratistas que manejan mucho por trabajo, la tarifa por milla es más simple de llevar. Pero en años donde compraste un vehículo nuevo, los gastos reales pueden darte una deducción más grande, especialmente por la depreciación.

Y aquí está algo que muchos de mis clientes no saben: si compraste una camioneta nueva para el negocio este año, es posible que puedas deducir el costo completo de inmediato, en lugar de repartirlo por varios años. Esto es gracias a una regla que se conoce como la Sección 179, y actualmente permite deducir hasta $2.5 millones en equipo y vehículos de negocio cada año, un límite tan alto que la mayoría de los contratistas pequeños y medianos califican sin problema.

Si además financiaste la compra de la camioneta con un préstamo, en mi experiencia muchos dueños de negocio no se dan cuenta de que el interés de ese préstamo también puede ser deducible como gasto de negocio, en la misma proporción de uso que la camioneta misma. Vale la pena revisar esto con tu contador, especialmente si financiaste más de un vehículo o equipo este año.

Otra pregunta que me hacen seguido: ¿y las aplicaciones de millaje en el celular? Sí, son una excelente herramienta. La mayoría registran tus viajes automáticamente con GPS y generan un reporte que puedes entregarme al final del año, en lugar de intentar reconstruir meses de viajes de memoria.

Un ejemplo real

Pensemos en el caso de mi cliente. Él usa su camioneta un 80% para el negocio y un 20% para uso personal: llevar a los niños a la escuela, hacer mandados, ese tipo de cosas. Maneja unas 20,000 millas al año. Si lleva un buen registro de sus millas de negocio (16,000 millas, en este caso), puede deducir esa parte usando la tarifa estándar, o puede sumar todos sus gastos reales del año y deducir el 80% de ese total. Lo que no puede hacer es deducir el 100%, porque una parte de su uso es personal.

Los errores más comunes que veo

Antes de tomar cualquier decisión sobre esto, vale la pena revisar los errores que veo con más frecuencia:

3.   No llevar ningún registro de millas. Sin un registro, no hay forma de defender el porcentaje de uso de negocio si el IRS pregunta.

4.   Asumir que el 100% del vehículo es deducible solo porque se compró a nombre del negocio.

5.   Mezclar el registro de millas personales y de negocio en la misma libreta sin separar claramente cuáles son cuáles.

6.   Olvidar que la deducción de la Sección 179 tiene reglas específicas para camionetas y SUVs grandes, que son diferentes a las de un carro normal.

7.   Cambiar de método cada año (de gastos reales a tarifa por milla y viceversa) sin saber que hay reglas sobre cuándo se puede cambiar.

Lo que recomiendo como tu contador

Mi recomendación es simple: empieza a llevar un registro de millas hoy mismo, aunque sea con una nota en el celular cada vez que subes a la camioneta por trabajo. No tiene que ser complicado: fecha, destino, propósito del viaje y millas manejadas es suficiente.

Si vas a comprar un vehículo nuevo para el negocio este año, habla conmigo antes de la compra, no después. A veces con solo ajustar el momento de la compra o el tipo de vehículo, se puede aprovechar mejor la deducción.

También te recomiendo usar una aplicación sencilla de millaje en tu celular en lugar de confiar en la memoria al final del año. La mayoría son gratuitas o muy económicas, y te ahorran horas de trabajo tratando de reconstruir tus viajes meses después. Antes de tomar esa decisión de qué método usar, revisemos juntos tu situación específica, no hay una respuesta única que le sirva a todos mis clientes.

Próximos pasos

8.  Empieza (o retoma) tu registro de millas esta semana, aunque sea con una nota simple en el celular.

9.   Reúne los recibos de gasolina, mantenimiento y seguro del año, por si te conviene más el método de gastos reales.

10.  Si compraste o piensas comprar un vehículo nuevo este año, avísame antes de la compra.

11.  Agenda una revisión conmigo para decidir juntos cuál método te conviene más este año.

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Si desea una consulta, estaremos encantados de ayudarle.

Este contenido tiene fines educativos únicamente y no constituye asesoría fiscal, legal o financiera. Cada negocio es diferente — consulta con tu contador antes de tomar decisiones.